“Presentasi
Bisnis”
Diajukan Untuk
Memenuhi Tugas Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu :
Rumyeni,
S.Sos. M.Sc.
KELOMPOK V:
Annisa Citra Triyandra (1301113909) Resti
Wahidah (1301120586)
Fadhly Shaleh (1301110085) Ristin
Ristiani (1301156712)
Feliciananda Hermawan (1301156879) Sarizalia
Plantika G. (1301156619)
Novi Herlina (1301114151) Siti
Maryam (1301110399)
Rahmadhani Putri Yuwandi (1301110856) Tutuko Darma (1301114075)
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL
DAN POLITIK
UNIVERSITAS RIAU
2014
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur kehadirat Allah SWT, berkat karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan
tugas makalah mata kuliah Komunikasi Bisnis ini.
Makalah
ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi Tugas Kelompok Makalah Komunikasi Bisnis
dengan materi “Presentasi Bisnis”. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk
membantu proses belajar-mengajar dalam mata kuliah Komunikasi Bisnis jurusan
Ilmu Komunikasi, Universitas Riau.
Penulis
mengharapkan kritik dan saran dari Dosen Komunikasi Bisnis serta rekan Mahasiswa
agar makalah ini lebih baik ke depannya. Semoga makalah ini dapat digunakan
sesuai dengan keperluan.
Pekanbaru, Agustus 2014
Penulis
DAFTAR
ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................... i
DAFTAR ISI.......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar belakang.................................................................................................... 1
1.2
Rumusan Masalah.............................................................................................. 1
1.3
Tujuan ......................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Tujuan Presentasi Bisnis..................................................................................... 3
2.2
Persiapan Presentasi Bisnis................................................................................ 4
2.3
Alat Bantu Presentasi Bisnis.............................................................................. 5
2.4
Analisis Audiens.............................................................................................. 13
2.5
Analisis Bahasa Tubuh..................................................................................... 14
2.6
Peninjauan Lokasi............................................................................................ 17
2.7
Percaya Diri...................................................................................................... 17
2.8
Berlatih Presentasi Bisnis................................................................................. 19
BAB II PENUTUP
3.1
Simpulan.......................................................................................................... 22
3.2 Saran............................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Dalam
dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti
pengajuan usulan proyek-proyek baru, pengembangan produk, perluasan pasar, dan
sebagainya, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan
dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi yang melakukan presentasi.
Oleh karena itu, dalam melakukan presentasi bisnis harus dilakukan persiapan
secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dapat tercapai.
Dalam
makalah ini, akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan bagaimana
melakukan presentasi bisnis yang baik, mulai dari tujuan melakukan presentasi
bisnis, tahap persiapan, penentuan alat bantu presentasi bisnis, menganalisa
audiens, menganalisa isyarat-isyarat nonverbal, peninjauan lokasi, bagaimana
mengembangkan percaya diri dan berlatih presentasi bisnis.
1.2
Rumusan
Masalah
1.
Apa tujuan dari presentasi bisnis?
2.
Bagaimana cara mempersiapkan presentasi
bisnis yang baik?
3.
Apa saja perlengkapan yang diperlukan
dalam presentasi bisnis?
4.
Bagaimana proses menganalisa audiens?
5.
Bagaimana proses menganalisa sinyal
nonverbal yang digunakan dalam presentasi bisnis?
6.
Bagaimana melakukan peninjauan lokasi
dalam presentasi bisnis?
7.
Bagaimana menumbuhkan percaya diri saat
melakukan presentasi bisnis?
8.
Apa saja yang harus dilakukan dalam
berlatih presentasi bisnis?
1.3
Tujuan
1.
Menjelaskan tujuan presentasi bisnis
2.
Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan
presentasi bisnis yang baik.
3.
Mengidentifikasi perlengkapan yang
diperlukan dalam presentasi bisnis
4.
Menganalisis audiens yang akan dihadapi
dalam presentasi bisnis
5.
Menjelaskan cara menganalisa sinyal
nonverbal dalam presentasi bisnis
6.
Menjelaskan cara melakukann peninjauan
lokasi dalam presentasi bisnis.
7.
Menjelaskan cara menumbuhkan rasa
percaya diri saat melakukan presentasi bisnis
8.
Menjelaskan langkah-langkah dalam
berlatih presentasi bisnis.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Tujuan Presentasi Bisnis
Seorang
presenter ( pembicara) yang melakukan persentasi dihadapan pemirsa (audiens)
tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan
tersebut, seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya,
baik yang berkitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin
disampaikan, alat bantu yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap
audiens.
Secara
umum, presentasi bisnis memiliki 4 tujuan pokok, yaitu:
1.
Menginformasikan Pesan-Pesan Bisnis
Kepada Audiens
Salah satu tujuan
presentasi bisnis yang lebih umum adalah menyampaikan atau menginformasikan
(inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience). Pesan-pesan bisnis yang
disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak
didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton,
tidak jelas dan bahasannya sulit dipahami.
2.
Menghibur Audiens
Selain memberikan
informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibur (entertain)
audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara
perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun
demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan
sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.
Seorang pembicara yang
berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan
kapan harus memasukkan humor-humor penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah
humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan
dan bukan yang utama.
3.
Menyentuh Emosi Audiens
Selain memberi
informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga memiiki tujuan untuk dapat
menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang pembicara yang berpengalaman
tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh
emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan
intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens.
Seperti contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk
bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang
dimunculkan oleh si pembicara.
4.
Memotivasi Audiens Untuk Bertindak
Tujuan terakhir
presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk
melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara. Dalam
memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan
bukan menggunakan bahsa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan
pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai
contoh, pembicara menghimbau para karyawan untuk mempertegas komitmennya
meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui
peningkatan kualitas produk dan sejenisnya. Pendek kata, bagaimana seorang
pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.
2.2 Persiapan Presentasi Bisnis
Dalam bidang apapun,
keberhasilan dapat diraih apabila persiapan dilakukan dengan baik. Begitu
halnya dengan presentasi bisnis, presentasi bisnis yang baik hanya akan dapat
dicapai jika persiapan untuk melakukan presentasi tersebut dilakukan dengan
sebaik-baiknya. Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis
mencakup beberapa hal, yaitu:
1.
Penguasaan Terhadap Topik atau Materi
yang akan Dipresentasikan
Penguasaan
terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting
agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.
Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat
penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image)
yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah
materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan audiens.
2.
Penguasaan Berbagai Alat Bantu
Presentasi dengan Baik
Di
samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang
pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai
alat bantu presentasi bisnis yang digunakan antara lain; whiteboard, spidol,
overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart,
kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.
3.
Menganalisis Audiens
Agar tujuan
presntasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal
siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan
menggunakan kata tanya seperti; apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, bagaimana,
seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang
dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.
4.
Menganalisa Berbagai Lingkungan
Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi
Agar
presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang
pembicara perlu mengenal lebih dekat
lingkungan atau lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis.
Pemahaman
terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan
memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu
presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi
yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata
letak ruangan tersebut, bentuk meja dan tempat duduk audiens, dan lain-lain.
2.3 Alat Bantu Presentasi Bisnis
Sejalan
dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah seharusnya seorang
pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan teknologi modern
tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu
menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan dengan baik
melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut.
Pemilihan
alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada
sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun
suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis.
Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja
mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian
yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut. Alat bantu presentasi cukup
banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai
dengan yang modern atau kontemporer.
Sebelum
menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang
pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan
sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu
presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts,
transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD,
LCD projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki
keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;
1.
Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih
(blackboard dan whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan
salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat
bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul
papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran
bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya,
briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa
keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan;
a. Fleksibilitas
dalam penulisannya
b. Kemudahan
dalam melakukan koreksi
c. Dapat
merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama
Kelemahan;
a. Tulisan
tangan sering kali sulit di baca
b. Pembaca
menutupi perseta saat menulis
c. Pembicara
tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d. Tersedianya
papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus
dulu
e. Spidol
sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat simanfaatkan secra
optimal
f. Tidak
efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15
2.
Flip Charts
Flipcharts adalah sebuah papan yang
dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar
kertas pertrama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang
masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga
memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan.
Keunggulan;
a. Fleksibelitas
dalam penulisan
b. Pembicara
dapat mempersiapkan penulisannya sevbelum presentasi
c. Pembicara
dapat merujuk catatan (lembar sebelumnya)
d. Biaya
relatif murah
e. Bisa
diletakkan dimana saja
Kelemahan;
a. Sukar
dibaca karena keterbatasan tulisan tangan
b. Pembicara
sering menutupi peserta sedang menulis
c. Pembicara
tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
d. Mutu
kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet
e. Biasanya
kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja
f. Muncul
suara bersiki ketika mengganti lembar kertas
g. Tidak
cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang
3.
Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan
alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai
belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, Kanada, berdasrkan
survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57%
lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan
mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 20% transparansi dibuat dari
artwork dan 32% dai grafik komputer.
Dengan
semakin meluasnya teknologi computer, semakin banyak orang dapat memanfaat kan
kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya
dengan kualitas yang lebih baik.
Keunggulan:
a. Cepat
dan murah jika menggunakan fotokopi
b. Dapat
dibuat dengan artwork dengan kualitas
tinggi, tetapi biayanya tidak mahal
c. Layar
tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang
d. Visual
dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum
presentasi dilakukan
e. Informasi
dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual
f. Overhead projector umumnya
banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan dan pelatihan
Kelemahan:
a. Kualitas
transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan
b. Umumnya
hasil fotokopi adalah hitam dan putih
c. Pergantian
secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan
d. Menimbulkan
distorsi gambar manakala OHP tidak focus
e. Kipas
pada OHP sering kali berisik
f. Transparansi
sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak
4.
Slide
Sekitar
tahun 1980-an slide cukup populer
bagi alat bantu presentasi. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan
keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga
mudah dan gampang membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi
gambar berkualitas tinggi serta dapat disimpan dalam disket.
Keunggulan:
a. Slide
foto warna mudah pembuatannya
b. Slide
grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC
c. Dapat
dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya
d. Daya
tahan cukup tinggi
e. Terlindung
dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang
terbuat dari kaca
f. Slide
yang dihasilkan dari computer dapat disimpan dalam disket
g. Hasil
cetakannya lebih kecil dan lebih portable
Kelemahan:
a. Proses
produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama
b. Harganya
relative mahal
5.
Papan Tulis Elektronik
Papan
tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai kemudahan yang
banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan tulis
elektronik tersebut memiliki motor listrik untuk menggulung layar sehingga
muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut
dapat dihubungkan dengan printer yang
dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut. Papan tulis elektronik cocok
untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. Sarana ini juga memiliki berbagai
keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu lainnya.
Keunggulan:
a. Fleksibilitas
dalam penulisan materi
b. Koreksi
dapat dilakukan dengan mudah
c. Mampu
menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut
d. Hasil
cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta
Kelemahan:
a. Tulisan
tangan
b. Peserta
sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis
c. Pembicara
tidak dapat menulis dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang jelek
d. Sering
kali pembicara menghadapi kesulitas dalam operasionalnya
6.
Video Cassette Recorder (VCR)
Video Cassette Recorder
(Perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi
bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan
tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Secara umum,
kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL (digunakan Australia, Selandia
baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Polandia, Austria
Belanda, Swiss, Afrika selatan, Cina, Hong kong, Singapura, Malaysia, dan
Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika serikat, Kanada, Jepang, Taiwan,
Filipina dan sejumlah negara Amerika latin); SECAM (digunakan di Prancis,
Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Rep. Ceska, Slovakia, Hungaria,
Polandia, dan Rusia). Sarana ini juga memiliki keungulan dan kelemahan.
Keunggulan:
a. Sangat
praktis
b. Monitor
TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran
c. Video
dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan
d. Tersedia
pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan dan program motivasional
Kelemahan:
a. Kualitas
tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.
b. Perlu
kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.
c. Untuk
peserta yang relatif banyak, suara video kurang efektif.
d. Diperlukan
tenaga ahli khusus untuk operator video.
7.
Panel LCD
Panel
Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis
laptop, yakni transparan. Untuk dapat berpotensi, layar LCD dihubungkan dengan portmonitor bagian belakang komputer dan
bertindak seperti layar komputer buatan yang menayangkan itar 16,7 juta warna
dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini baru dapat berfungsi
bila dihubungkan dengan personal computer
(PC), baik dalam bentuk portable computer
maupun desktop computer. Panel LCD
ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagai alat bantu persentasi
lainnya.
Keunggulan:
a. Proyeksi
data secara berlangsung dari PC secara “real
time”
b. Proyeksi
langsung memungkinkan tingkat interaktifnyasemakin tinggi
c. Panel
LCD dapat diletakkan dibagian atas dari proyektor overhead standar
Kelemahan:
a. Panel
LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek
b. Keterbatasan
kualitas gambar dari proyektoroverheadkarena
rendahnya kekuatan watt
c. Ada
tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead dan panel LCD
8.
Proyektor LCD
Proyektor
LCD (Liquid Crystal Display) merupakan
salah satu alat bantu presentasi yang banyak digunakam oleh organisasi atau
lembaga bisnis maupun nonbisnis. Dalam perkembangannya, proyektor LCD dari
waktu ke waktu mengalami perkembangan produk yang semakin menarik dan ramping.
Proyektor
LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan personal computer (PC) baik dalam bentuk
komputer jinjing (portable computer)
maupun komputer meja (desktop computer).
Bagaimana pengoperasian LCD proyektor yang telah dihubungkan ke komputer
memerlukan software untuk presentasi. Ada beberapa software presengtasi yang
dapat digunakan, antara lain: Microsoft
Powerpoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance, Adobe Persuasion, Novell
Presentations, dan Compel Presentations. Penggunaan proyektor LCD dalam
presentasi bisnis ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan, antara lain:
Keunggulan:
a. Tampilan
data dilakukan secara “real time”
b. Presentasi
bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens
c. Dengan
software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena yang
ditampilkan dapat berupa data teks, suara dan video
Kelemahan:
a. LCD
versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus
c. Peralatan
yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layar
d. Kadangkala
terjadi ketidaksesuaian (tidak kompatibel) antara merek LCD proyektor tertentu
dengan komputer yang digunakan
2.
4 Analisis Audiens
Untuk
dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya,
pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience
analysis) secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan
membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi
dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara
harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.
Siapa Audiensnya?
Analisis
audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin
banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin
mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau dari
berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan,
usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
Apa yang Diinginkan
Audiens?
Agar
penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang
baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens. Dengan memahami apa
yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya
semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat
memuaskan keinginan audiens.
Dimana Melakukan
Presentasi?
Bagi
pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat penting.
Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi
yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau
desa; apakah ruangan untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi
bisnis dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis
menggunakan podium, meja, atau gaya panggung.
Kapan Melakukan Presentasi?
Seorang
pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis
(rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa). Sebagaimana dalam waktu
sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih “segar”, tetapi juga terdapat
jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan cendrung mengantuk.
Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis. Adapun waktu siang
hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi
bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.
Mengapa Melakukan Presentasi?
Sebelum
melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan
mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan sangat bervariasi
antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi
presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas merosotnya
omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhir-akhir
ini.
Bagaimana Melakukan Presentasi?
Seorang
pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain tentunya
memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi
dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan
tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia,
atau lainnya.
Semakin
banyak informasi yang diperoleh, semakin matang persiapan yang dapat dilakukan.
Oleh karna itu, diharapkan presentasi bisnis yang dilakukan dapat berlangsung
sesuai dengan tujuan yang dikehendaki pembicara.
2.5.
Analisis Bahasa Tubuh
Dalam
melakukan presentasi bisnis, sebenarnya bukan saja ucapan atau pembicara yang
menjadi perhatian. Tetapi juga muncul gerakan-gerakan tertentu yang dilakukan
oleh pembicara. Presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi
nonverbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan
presentasi bisnis antara lain meliputi ekspresi wajah, senyuman, kontak mata,
gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri.
Ekpresi
Wajah
Ekspresi
wajah adalah salah satu ekspresi tubuh yang dapat memberikan arti senang,
senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengekpresikan dirinya dengan
polos, apa adanya tidak perlu ditutup-tutupi. Oleh karna itu saat melakukan
presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk
mengekspresikan kesenangan, kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.
Senyuman
Menurut
suatu penelitian, orang yang mudah tersenyum lebih bahagia dari pada mereka
yang tidak pernah tersenyum. Para ilmuan membuktikan bahwa dengan tersenyum,
seseorang yang mengeluarkan suatu zat kimia
didalam otak, sehingga ia merasa enak atau senang.
Senyum
dapat mengapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit, memulai hubungan,
meyakinkan teman, dan menyampaikan pengahargaan. Dalam presentasi bisnis,
senyum yang polos, tulus dan tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih
bersahabat dan membangun hubungan yang lebih
akrab terhadap audiens.
Ada
kecendrungan seseorang lebih senang melihat orang lain tersenyum dari pada
cemberut. Oleh karna itu, senyumlah selama melakukan presentasi bisnis memiliki
arti yang sangat penting. Tersenyumlah secara wajar atau secukupnya tetapi
jangan berlebihan.
Kontak
Mata
Kontak
mata (eye contact) yang efektif dan efesien adalah ciri-ciri
profesionalitas pembicaraan. Menurut Leonardo da vinci, mata adalah cerminan
jiwa. mata juga menunjukan keyainan diri seseorang. Sedangkan mata yang
setangah tertutup memberikan kesan adanya keraguaan atau kesangsian.
Pada
menit-menit pertama melakukan prsentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang
cukup melakukan prsentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik. Jangan
memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi
tataplah mereka secara merata. Tatapan mata
si pembicara keseluruh audiens
menunjukan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama.
Pandanglah mereka dengan senyuman manis. Hindari ekspresi wajah yang cemberut.
Gerakan Tangan
Gerakan
tangan sangat membantu dalam melakukan persentasi bisnis yang dapat memperkuat
topik bahasan dan lebih membantu dalam meyakinkan audiens. Gerakan tangan yang
dilakukan oleh pembicara saat persentasi bisnis ada bermacam-macam, sesuai
keinginan pembicara namun harus tetap santun. Salah satu contoh gerakan tangan
oleh pembicara adalah ketika pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk
menunjukkan kejujuran atau keterbukaan.
Gerakan Bahu
Gerakan
bahu yang dilakukan pembicara dapat menunjukkan bahwa kita sebagai pembicara
dalam persentasi bisnis dalam keadaan siap atau menyerah. Gerakan bahu tegak
yang diiringi dengan kepala mendongak keatas dan menghembuskan nafas
menunnjukkan pembicara dalam keadaan siap, sedangkan gerakan bahu yang terkulai
lemas menunjukkan pembicara sedang tidak bersemangat atau menyerah.
Gerakan kepala
Gerakan
kepala pembicara dalam persentasi bisnis dapat menunjukkan tindakan setuju atau
menolak suatu pernyataan. Seperti ketika kita setuju dengan sebuah pernyataan
gerkan kepala kita adalah dengan menganggukkan kepala, sedangkan ketika kita
menolah sebuah pernyataan maka gerakan kepala kita adalah dengan menggelengkan
kepala.
Cara Berdiri
Berdiri
dalam melakukan persentasi bisnis merupakan hal positif karena posisi pembicara
tampak lebih tinggi dan lebih mudah bergerak serta mengatur pernapasan. Cara
pembicara berdiri didepan audiens akan menentukan keberhasilan pembicara dalam
menyampaikan persentasi. Cara berdiri pembicara yang baik dan benar adalah
berdiri tegap, tegakkan dada dan bernafas dengan perut, condongkan kepalas
sedikit kedepan, buka kedua tangan, dan jangan membungkuk.
2.6. Peninjauan Lokasi
Peninjauan
lokasi sebelum melakukan persentasi bisnis merupakan hal penting karena akan
sangat membantu pembicara ketika melakukan persentasi. Seringkali pembicara
melakukan persentasi tanpa melakukan peninjauan lokasi sebelumnya sehingga
dapat menganggu kelancara persentasi karena tidak menguasai lokasi. Seperti
persedian alat-alat bantu persentasi yang telah disediakan terkdang tidak satu
merek sehingga sulit atau menganggu kelancaran persentasi. Disamping mengetahui
alat-alat bantu persentasi yang akan digunakan, pembicara harus memperhatikan
tata letak untuk tempat duduk dalampersentasi bisnis, tata lampu, podium,
posisi proyektor dan lain sebagainya agar mempermudah dalam menyampaikan
persentasi karena sudah menguasai lokasi.
2.7. Percaya Diri
Salah
satu faktor yang menyebabkan keberhasilan dalam persentasi bisnis adalah rasa
percaya diri yang kuat dari pembicara ketika menyampaikan persentasi bisnis.
Gemetar
Tangan
dan lutut gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut, itu merupakan
suatu proses homeostatic dari badan
yang membuang kelebihan energy. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini
dengan mencengkram mimbar atau memasukkan tangan kedalam saku karena akan
semakin memperparah masalah. Gunakan kelebihan energy tersebut secara positif
dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang
disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wajar.
Bicara Terputus-putus
Jika
saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau
terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas
dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat
catatan-catatan kecil. Selanjuntnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang
disampaikan dan dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan.
Mulut Kering
Jika
saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya
segera meminta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak
langsung. Kalau air minum telah tersedia, pembicara dapat langsung minum
secukupnya. Di samping itu pada saat presentasi bisnis hindari mengunyah permen
atau sejenisnya, karena hal itu dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata)
dan dapat tertelan tanpa sengaja. Hal itu dapat mengganggu presentasi bisnis
yang sedang berlangsung.
Tenggorokan Tersumbat
Apabila
seorang pembicara yang melakukan presentasi bisnis tiba-tiba tenggorokan terasa
tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil menundukkan kepala,
katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat
hidung. Cara tesrsebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan
ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.
Tersengal-sengal
Apa
yang perlu dilakukan jika pada saat melakukan presentasi bisnis, tiba-tiba
pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan
kepala dan alihkan focus anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang
bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam ke bagian perut,
hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan tersebut akan
dapat membuat anda lebih santai.
Percaya
diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu presentasi bisnis. Oleh karena itu seseorang pembicara professional harus selalu mencari
berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.
Peter
Urs Benders dalam buku Secrets Of Power Presentations memberikan resep
bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri , yaitu :
1. Saat
anda di perkenalkan , tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin
(audiens) dan kemudian keada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda
(yang memperkenalkan anda) . Jangan nunduk malu . Berbanggalah !
2. Mulailah
perlahanlahan, dengan punggung dan dagu tegak . kemudian percepat secara bertahap.
3. Bukalah
presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguhsungguh.
4. Mengakui
anda lebih tau tentang topic tersebut, dari pada para pendengar anda. Anda
seorang pakar.
5. Pakailah
pakaian anda yang terbaik.
6. Yang
terpenting , hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh anda un akan merasa
positif . Teruslah berkata ada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.
2.8 Berlatih Presentasi
Bisnis
Setelah anda memahami secara garis besar
tentang prinsipprinsip presentasi bisnis, langkah selanjutnya yang sangat
penting adalah berlatih (praktik) presentasi bisnis. Berlatih presentasi bisnis
dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan di dalam organisasi bisnis, mulai dari
lingkup kecil (internal) sampai lingkup yang luas (eksternal).
Dalam lingkup kecil , misalnya
presentasi bisnis tentang rancangan produk baru, peningkatan efesien kerja
karyawan, dan usulan program kerja departemen. Untuk lingkup eksternal,
misalnya presentasi bisnis untuk kerja sama bisnis dengan pihak lain dan usulan
eksansi pabrik.
Agar presentasi bisnis yang dilakukan
oleh pembicara dapat mencapai sasaran nya, perlu di perhatikan beberapa hal
berikut ini.
1. Identifikasi
Audiens.
2. Buatlah
pokokpokok pikiran presentasi bisnis.
3. Tulislah
teks presentasi bisnis secara lengkap.
4. Buatlah
rangkuman teks presentasi bisnis ke
dalam subsubjudul.
5.
Tulislah kedalam kartu ukuran kartu pos.
Secara
lebih rinci, bahasan tiap-tiap poin tersebut dapat dijelaskan berikut ini:
1.
Identifikasi Audiens
Langkah pertama yang
perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis adalah mengidentifikasi
siapa audiens Anda. Audiens Anda bisa jadi kalangan manajer (pemasaran,
produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervisor, atau karyawan.
Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu juga
mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya. Pemahaman
terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara dalam melakukan
presentasi bisnis.
2.
Menyiapkan pokok-pokok pikiran
Selain menganalisis
siapa audiensnya, langkah berikutnya yang perlu diperhatikan adalah
mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam suatu presentasi
bisnis. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan poin-poin penting
apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain,
pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih
diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.
3.
Menulis Teks Lengkap
Apabila pokok-pokok
pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis sudah disiapkan, langkah
selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokok-pokok pikiran tersebut menjadi
lebih rinci sehingga menjadi suatu naskah/teks yang lengkap dan tinggal
menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara lengkap akan menambah
percaya diri bagi pembacanya. Namun, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
menyampaikan materi tersebut kepada audiens dengan cara-cara yang menarik dan
tidak membosankan. Dalam hal ini, seorang pembicara memerlukan seni presentasi
yang baik yang mampu menggugah perhatian audiens.
4.
Menyiapkan Rangkuman ke dalam Sub-sub
Judul
Selain menyiapkan teks
lengkap, cara lain yang bisa dilakukan adalah membuat semacam kerangka
atau rangkuman naskah secara garis
besarnya. Dalam rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin
disampaikan dan dapat dikembangkan sampai pada sub-sub judul. Cara ini dapat
dilakukan bila pembicara termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam
menghadapi publik, jadi bukanlah sebagai pemula atau masih taraf belajar.
5.
Menulis ke dalam Kertas Ukuran Kartu Pos
Cara yang terakhir
dalam mempersiapkan presentasi bisnis adalah dengan menuliskan poin-poin
penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. Hal ini
dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah berpengalaman menyampaikan
presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan yang paling praktis,
sederhana, dan berkesan bersifat informal.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Simpulan
Presentasi
bisnis kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam kaitannya dengan
masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.
Oleh karena itu, mereka perlu memerhatikan berbagai faktor yang dapat menunjang
keberhasilan presentasi secara efektif.
Presentasi
bisnis memiliki empat tujuan utama yaitu menginformasikan pesan-pesan bisnis,
menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens untuk
melakukan sesuatu. Meskipun dalam prakteknya, suatu perusahaan dapat saja
bertujuan untuk sekedar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertentu bagi audiens.
Sebelum
melakukan presentasi bisnis perlu dipersiapkan beberapa hal seperti penguasaan
materi yang ingin disampaikan, penguasaan alat bantu presentasi bisnis,
menganalisa audiens dan menganalisis lingkungan tempat berlangsungnya
presentasi bisnis.
Alat
bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini cukup banyak variasinya
mulai dari yang paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik
dengan teknologi canggih. Sebagai sarana pendukung dalam presentasi bisnis,
alat bantu itu diharapkan mampu memperjelas pemahaman para audiens dalam
menangkap suatu materi dan menarik bagi audiens.
Dalam
melakukan presentasi bisnis, seorang presenter sebaiknya melakukan analisis
audiens baik yang berkaitan dengan apa, siapa, kapan, dan bagaimana presentasi
bisnis itu dilakukan. Selain itu, perlu juga seorang presenter menganalisis
bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan, serta peninjauan lokasi secara sekilas.
Satu
hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan
rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis.
3.2
Saran
Setelah
mengetahui tentang berbagai tujuan, tahapan serta bagaimana cara melakukan
presentasi bisnis, kita diharapkan dapat melakukan presentasi bisnis dengan
baik dan benar.
DAFTAR PUSTAKA
Pratminingsih,
Sri Astusi. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Purwanto,
Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi ke-4. Jakarta: Erlangga.
PRESENTASI BISNIS
4/
5
Oleh
Siti Maryam
